4 DICAS PARA MELHORAR A ORGANIZAÇÃO FISCAL DA SUA EMPRESA

organizar a gestão fiscal

4 DICAS PARA MELHORAR A ORGANIZAÇÃO FISCAL DA SUA EMPRESA

Com o acúmulo de funções que o empreendedor executa na empresa, organizar as finanças e a contabilidade se torna uma tarefa complicada, comprometendo o resultado de outras funções. Para evitar problemas, no texto a seguir nós iremos lhe ajudar a organizar a gestão fiscal do seu negócio.

A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO DE NOTAS FISCAIS

Segundo o Ministério da Fazenda, a empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

O tempo de armazenamento varia de um documento para o outro, mas em média, livros e documentos fiscais precisam ser guardados pelo prazo de 5 a 10 anos, ou permanentemente.

ARMAZENE CORRETAMENTE SUAS NOTAS

Separe um local para guardar todas as notas fiscais da empresa. Você poderá organizá-las como achar conveniente, dividindo-as em categorias, por data ou por tipo, e separar também por entradas e saídas. Já para os documentos digitais – o que é o caso de grande parte das empresas –, opte pelo armazenamento online, que é mais prático, muito mais seguro e você poderá acessar de onde quiser.

ESTABELEÇA ROTINAS PARA A EMISSÃO DAS SUAS NOTAS

Na maioria das empresas existe um processo repetitivo para as notas: preenchimento, emissão e, então, o armazenamento. Para otimizar este processo, a fim de diminuir o tempo, o ideal é que exista um modelo prático e rápido para seus funcionários seguirem.

  • Agrupe as tarefas parecidas para a mesma equipe de trabalho. Assim, a equipe que já tem afinidade com uma determinada etapa, gasta menos tempo para a execução.
  • Caso não tenha a possibilidade de separar por setor ou pessoa, invista em processos que visem diminuir o tempo de execução. Quando o trabalho é feito da mesma forma, há tendência de automatizar e diminuir os erros.
  • Esteja aberto às conversas com sua equipe e ouça o que eles têm a dizer. Nada melhor do que ouvir quem está diariamente executando este serviço.

DEIXE AS PLANILHAS PARA TRÁS

Embora muito utilizado até anos atrás, planilhas e servidores oferecem muitas desvantagens e riscos ao seu trabalho e, principalmente, à sua empresa.

– Risco de perda;

– Ocupam espaço no computador e servidor;

– Vão se desatualizando com o passar do tempo.

– As informações ficam em locais separados, dificultando o acesso e o controle unificado.

INVISTA EM UM SOFTWARE ONLINE

Investir em um software online não é mais luxo, é necessário para qualquer empresa, seja de pequeno ou médio porte, que deseje melhorar sua organização e produtividade.

Os softwares de gestão são indicados para simplificar e automatizar processos e, principalmente, organizar a gestão fiscal da empresa.

Com um software de gestão online você irá agrupar todas as informações necessárias em um só lugar, sem o acúmulo de papéis. Além disso, você também terá acessos a relatórios, controle de finanças e fiscais, fluxo de caixa e pagamentos.

 

Fonte:  ACSP

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