Escrituração Fiscal Digital: Organização e qualidade nas informações!

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Escrituração Fiscal Digital: Organização e qualidade nas informações!

O setor fiscal de sua empresa sofre muito com correções das Notas Fiscais de entradas e saídas?

A escrituração fiscal exige uma série de rotinas de trabalho na contabilidade de qualquer empresa, principalmente depois que as obrigações acessórias eletrônicas trouxeram inovações para vários procedimentos antes manuais, que exigiam tempo e mão de obra.

Atualmente, o departamento fiscal enfrenta um novo sistema onde as informações em papel estão cada vez mais ausentes, com as modificações e transformações do mundo digital, que obriga as empresas a se adaptarem à nova realidade, a realidade da escrituração fiscal digital.

As obrigações eletrônicas criaram um novo sistema para a escrituração fiscal, exigindo pontualidade na transmissão das declarações, que se tornam essenciais para a manutenção da legalidade de qualquer empresa e evitam as penalidades decorrentes de atrasos e de informações erradas.

A Escrituração Fiscal Digital – SPED

O SPED – Sistema Público de Escrituração Fiscal Digital é um conjunto de vários projetos digitais que tem como objetivo proceder a fiscalização e acompanhamento por parte do governo, com a extinção de algumas declarações acessórias e substituição de outras em todas as esferas tributárias, financeiras, contábeis e departamento pessoal.

A finalidade do SPED é acompanhar toda a rotina empresarial, tornando a fiscalização mais ágil e dispensando a presença de auditores da administração pública nas empresas, utilizando programas e sistemas computadorizados em seu próprio local de trabalho e analisando todos os dados que permanecem à sua disposição para verificação e cruzamento de informações.

Os projetos implantados e em constante renovação são:

  • EFD – Escrituração Fiscal Digital;
  • NF-e – Nota Fiscal Eletrônica;
  • ECF – Escrituração Contábil Fiscal;
  • EFD Contribuições;
  • Bloco P – Apuração de Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta – parte integrante da EFD – Contribuições;
  • Bloco K (Escrituração do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque)
  • e-Social;
  • EFD Reinf. (Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída);
  • CT-e Conhecimento de Transporte eletrônico;
  • e-financeira;
  • MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais);
  • NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
  • e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica);

Os projetos trazem medidas anti sonegação, com a possibilidade de cruzamento de informações que, implementado em 2007, e vem se aperfeiçoando ao longo dos anos, permitindo que todas as modalidades do SPED mantenham intercomunicação.

Assim, informações sobre fornecedores e clientes, instituições financeiras, contratações, demissões e afastamentos estão disponíveis de forma imediata pela fiscalização.

Com relação à escrituração fiscal digital muitas fraudes foram extintas desde o início da implantação da NF-e, permitindo melhor controle de estoque, compra de matérias primas, mercadorias para revenda, uso e consumo, além de insumos e imobilizados, que podem ser rastreados de forma constante.

Erros nas notas fiscais, um problema para a escrituração fiscal digital

A NF-e vem sendo implantada em todo o Brasil e a cada novo ano, mais empresas estão obrigadas à sua emissão. Assim, não é raro ocorrer erros humanos em lançamentos, havendo a necessidade de alteração de dados.

Antes eram utilizados formulários de correção, em modelos que podiam ser encontrados em papelaria e preenchidos para serem anexados às notas fiscais. Como atualmente tudo está no mundo digital, inclusive o registro das cartas de correção (Carta de Correção Eletrônica – CC-e), é necessário haver o devido cuidado não só para evitar os possíveis erros, como para o correto preenchimento da CC-e.

Como emitir uma carta de correção

É muito importante manter um cadastro correto de todos os clientes e fornecedores para evitar ao máximo as cartas de correção. No entanto, sempre que for necessário alterar qualquer informação de uma NF-e, é preciso emitir a CC-e, deixando claro que não é possível alterar dados que modifiquem valores das notas, como base de cálculo, por exemplo.

É possível emitir até 20 cartas de correção para cada nota fiscal, ficando todas armazenadas no portal da NF-e, embora seja preciso alertar que cada CC-e emitida substitui a anterior. Caso necessário, é preciso descrever nas demais cartas todas as correções da carta anterior que desejar que continuem válidas.

Alguns campos são proibidos de serem alterados na carta de correção e, nesses casos, somente com um cancelamento ou emissão de nota complementar possibilita sua retificação. Os campos proibidos são:

  • Variáveis que alterem valores de impostos ou tributos, como alíquotas, bases de cálculo, preços e quantidades, entre outros;
  • Dados de cadastro do emitente ou do destinatário;
  • Data de emissão ou data de saída da nota.

O prazo para emitir cartas de correção referentes a qualquer NF-e é de 30 dias, após o qual, é proibido fazer qualquer correção.

Ao contrário dos procedimentos anteriores ao SPED, não é obrigatório imprimir e anexar na DANFE uma carta de correção, embora isso facilite quem está recebendo a nota fiscal ou o responsável pelo transporte, que tomam conhecimento dos detalhes da operação.

Também é importante lembrar que uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode mais ser modificada, mesmo que para correção de erros de preenchimento. Uma NF-e autorizada está vinculada ao documento eletrônico original e, assim, qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do documento e a respectiva autorização de uso.

Se os erros de preenchimento forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada, emitindo-se uma nota com as correções necessárias.

Além disso, também existe a possibilidade de emissão de NF-e complementar em algumas situações previstas pela legislação:

  • No reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação de serviços;
  • Na exportação, caso o valor resultante do contrato de câmbio traga acréscimo ao valor da operação constante na NF-e;
  • Na regularização em razão de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
  • Para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em razão de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou qualquer outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
  • Na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente às mercadorias existentes como estoque final;
  • Em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos aos usuários pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação nos produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento da fiscalização.

Como se percebe, é mais prático e eficiente manter o controle e a análise de qualquer nota para evitar uma carta de correção, que pode trazer complicações para a escrituração fiscal digital.

É preciso que o empresário saiba que o fisco não está para brincadeiras. A realidade é que a Receita Federal fiscaliza em tempo real cada operação empresarial concluída hoje em nosso país. As irregularidades são detectadas e baseadas no cruzamento eletrônico das informações enviadas. Isto quer dizer que não há mais espaço para as empresas que “maquiam” os seus números,  e as que tinham esta prática estão a enfrentar sérios problemas com a fiscalização.

É tempo de encarar de frente a situação fiscal e tributária das empresas. Realizar uma verdadeira varredura através de uma auditoria fiscal digital, levantar tudo que possa eventualmente estar irregular e juntamente com os especialistas em legislação tributária estruturar um planejamento tributário, retificar todas as informações equivocadas, criar uma rotina de compliance fiscal e andar em total conformidade com o fisco. Só assim é possível se pensar em crescimento sustentável e credibilidade nos negócios.

Até a próxima!

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