impossível implementar sem conhecimento integral do negócio

procedimentos de conformidade

impossível implementar sem conhecimento integral do negócio

Os procedimentos de conformidade são aplicados por empresas que mantém um sistema de gestão de qualidade e de gestão integrada, podendo identificar causas de não conformidade através de fatos, geralmente apontados em auditoria.

Esses procedimentos têm como objetivo melhorar o andamento da empresa, trazendo maior produtividade e garantindo a qualidade de seus produtos e serviços, oferecendo maior satisfação ao cliente.

Os procedimentos de conformidade servem para corrigir as operações, evitando a não conformidade, ou seja, qualquer processo empresarial que não esteja conforme ao que foi planejado, como um produto com defeito, uma entrega atrasada, um serviço prestado de forma não conveniente, entre outros.

É evidente que não devemos considerar algo que não esteja conforme como algo obrigatoriamente ruim. Os procedimentos de conformidade servem exatamente para que possamos entender melhor o funcionamento dos processos dentro de uma empresa e uma “não conformidade” é algo que se torna um meio de preparar a empresa para a melhoria contínua.

Entendendo os procedimentos de conformidade

Os procedimentos de conformidade envolvem o aprimoramento de uma função conhecida como compliance. O termo, compliance, é originário do inglês, do verbo to comply, que pode ser traduzido como ação de acordo com uma regra, ou seja, fazer as coisas conforme um comando ou pedido, manter em conformidade com as leis e regulamentos internos e externos.

Sob esse ponto de vista, implantar procedimentos de conformidade servem para atender às normas dos órgãos reguladores, de acordo com a atividade desenvolvida pela empresa, assim como manter regulamentos internos que sejam inerentes aos processos administrativos empresariais.

A atividade de compliance, quando surgiu, voltada para a administração das empresas, fez com que se tornasse uma parte do processo da assessoria jurídica, considerando a expertise dos profissionais para a interpretação dos instrumentos legais.

Uma empresa que possui maior responsabilidade jurídica e normativa é a que mais tem necessidade da implantação de procedimentos de conformidade de seus processos, exigindo uma assessoria que possa dar apoio à administração.

Atualmente, a maior parte das empresas tem necessidade de procedimentos de conformidade, criando normas e políticas específicas para direcionar seus processos, criando um mapeamento dos mesmos e buscando o processo de melhoria contínua para suas atividades.

Contudo, para garantir que a empresa esteja em conformidade, é necessário ter conhecimento completo do negócio, de todos os processos e de suas abrangências, tanto interna quanto externamente. Dessa forma, é possível definir normas e procedimentos.

O que podemos entender claramente é que o que nasceu nas empresas há anos como O&M, ou seja Organização e Métodos, tomou uma nova roupagem e conteúdo, aumentando sua responsabilidade quanto aos procedimentos que devem ser adotados pelas empresas.

Procedimentos de conformidade para garantir a imagem da empresa

Os procedimentos de conformidade, além de manter informações seguras e as atividades da empresa em constante andamento, também podem comprovar e mostrar para o mercado que a empresa está adotando as melhores práticas.

Estando em conformidade com as boas práticas e padrões do mercado, a organização se destaca, recebendo o reconhecimento do mercado, além de conseguir outros benefícios, como a vantagem competitiva, os descontos em linhas de crédito, a valorização de seu pessoal e o melhor retorno dos investimentos.

Mantendo os procedimentos de conformidade para reger suas atividades, a empresa consegue maior controle interno e menor risco de incorrer em falhas que possam prejudicar suas atividades.

Uma empresa precisa contar com profissionais para criar e implementar procedimentos de conformidade, tornando essa atividade uma parte integrante de suas obrigações, principalmente com relação ao entendimento e aplicação da legislação e das normas internas.

Não basta apenas elaborar e publicar procedimentos, e sim aplicá-los, direcionando as responsabilidades aos gestores de cada setor que, por sua vez, precisarão entender o que está sendo cobrado e como devem proceder para atender as necessidades da empresa, trazendo mais eficiência e confiabilidade nas operações.

Assim, por exemplo, uma pessoa que trabalha com contabilidade, conhecendo a importância dos seus controles internos, deverá manter procedimentos para poder trabalhar em conformidade com as melhores práticas de administração corporativa.

Erros que podem ser evitados com procedimentos de conformidade

Os procedimentos de conformidade são normas implantadas que podem evitar diversos problemas para a empresa, como prevenção às fraudes, segurança das informações, erros no plano de continuidade dos negócios ou na gestão de riscos e de pessoas.

Uma empresa que tenha procedimentos de conformidade implantados garante melhor a sua própria auditoria interna, conseguindo maior participação dos colaboradores e tornando cada um deles um profissional seguro e firme na condução de suas atividades.

Os procedimentos de conformidade possuem um papel relevante nas organizações, com controles internos que podem gerar essa segurança aos colaboradores, garantindo o cumprimento de toda a legislação e conseguindo maior eficiência nos processos administrativos.

Como implantar os procedimentos de conformidade

A implantação dos procedimentos de conformidade exigem, como já informamos, completo e integral conhecimento do negócio da empresa, para que sejam conduzidos de forma eficiente e positiva.

Uma das ferramentas utilizadas na implantação dos procedimentos é a ferramenta conhecida como GUT, que considera a Gravidade, a Urgênciae a Tendência de um determinado processo.

Ao analisar um processo, deve-se dar uma pontuação para os quesitos apresentados, de 1 a 5, considerando que:

  • A gravidade representa o impacto de uma não conformidade nos processos empresariais de longo prazo;
  • A urgência representa o tempo para a solução do problema através dos procedimentos de conformidade, ou seja, o tempo hábil para se evitar impactos;
  • A tendência representa a possibilidade de melhoria no processo quando da solução do problema.

A segunda ferramenta para implantar procedimentos de conformidade chama-se 5W2H, mostrando o direcionamento do que será feito, porque será feito, onde será feito, quando será feito, por quem será feito, como será feito e quanto irá custar a realização da atividade.

Detectando-se as não conformidades para implantação dos procedimentos de conformidade encontramos as ações de correção e as ações corretivas, estando a primeira relacionada apenas à eliminação de uma não conformidade, enquanto que a segunda relaciona-se com o tratamento da causa dessa não conformidade.

Os procedimentos de conformidade devem ser feitos para eliminar as causas dos problemas e garantir que a empresa encontre meios para manter-se dentro do que determina a legislação e as regras de mercado.

E então, sua empresa já atua com procedimentos de conformidade,de modo a aumentar a qualidade dos serviços prestados e a garantir o cumprimento de todas as normas e regras estipuladas para a sua atividade corporativa?

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Até a próxima!

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